De mon expérience, le plus difficile pour mettre en place des ateliers, c’est de convaincre que ça ne va pas « faire exploser le budget du projet ».
Vous allez donc devoir convaincre qu’animer des ateliers va vous aider à diminuer les couts.
Commençons par une image de plus en plus véhiculée : celle du chef de projet représenté par un chef d’orchestre, dont le rôle est de coordonner des experts et créer une harmonie pour mener à bien son projet.
Toute personne ayant eu cette expérience vous dira que l’une des principales difficultés est la disponibilité des parties prenantes. Leurs connaissances sont précieuses et leur rôle transverse les rend indispensables sur un grand nombre de projets.
Bien souvent, on les sollicite donc au « compte-goutte », ce qui engendre une attente pour tous les autres acteurs. Parfois, après des semaines d’attentes, les décisions prises en son absence sont remises en cause et toute l’équipe doit recommencer ses travaux.
Quand vous travaillez individuellement, ou avec plusieurs petits groupes en parallèle, vous devez les synchroniser, leur expliquer le contexte et l’avancement, les informer sur les décisions, avec toujours le risque que vos explications soient confuses ou mal comprises.
Travailler seul constitue rarement un gain de temps dans la construction du projet.
Vient ensuite l’accompagnement au changement. Pour la mise en place d’une nouvelle solution, vous devrez communiquer sur les évolutions apportées. Un temps qui n’existe pas lorsque les acteurs ont été impliqués dès le départ dans la construction.
En résumé, vous avez l’habitude de travailler avec des experts et pour les populations impactées. En les impliquant ensemble, à travers des ateliers collaboratifs, vous vous assurez de bien véhiculer l’information et de les impliquer dans la prise de décision.
Trois avantages donc pour convaincre votre client de vous laisser organiser vos ateliers : Vous gagnez du temps, vous diminuez les risques et vous favorisez la qualité de la solution. En conclusion, vous ferez baisser le cout nécessaire pour parvenir à une solution équivalente sans atelier.