En consultant son écran ce matin, mon collègue de bureau a l’air désespéré : « Oh non… c’est toujours aussi mortel, interminable, inutile ! »
Mais de quoi parle-t-il ? Vient il d’être convoqué par son dentiste pour qu’on lui arrache une dent ?
Et bien non ! Il vient seulement de s’apercevoir que ce matin, il y a la réunion d’équipe !!!
En effet, pour 88% d’entre nous, la réunion d’équipe ne sert à rien et elle nous assome plus qu’elle ne nous motive ! 32% avouent même s’être déjà assoupis autour de la table !
Alors comment booster vos réunions d’équipe ? Comment lutter contre l’ennui et faire de ce moment une occasion d’avancer et de motiver vos équipes ?
Peut être qu’on peut commencer par se demander quel est l’objectif d’une réunion d’équipe ?
– communiquer des informations,
– créer et souder l’équipe,
– échanger, réfléchir, rassembler des informations autour de sujets d’actualité pour… prendre des décisions (intelligentes, ajustées, répondant aux préoccupations) et bien sur : mobiliser les participants !
Maintenant que nous avons fait le point sur les objectifs, comment ajouter un peu de FUN ?
Plutôt que d’investir à chaque fois la salle du 1er étage, songez à délocaliser l’équipe dans des endroits insolites : la terrasse de l’immeuble, le jardin à côté du parking, le bistrot du coin… Faites aussi des points debout ou organisez des réunions itinérantes dans l’entreprise en fonction des chapitres abordés dans l’ordre du jour : à la comptabilité pour un souci de factures client, dans les ateliers pour un défaut de produit, au marketing, aux achats… Cela demande une petite préparation mais c’est efficace.
Fini le Powerpoint, place au jeu ! Le jeu est partout sauf en entreprise alors, pourquoi ne pas utiliser le dessin, les post it ou même des lego, afin tout le monde puisse clarifier ses idées avant d’échanger. Un langage commun se créera vite autour de la table. Nous avons vu dans d’autres articles que les dynamiques de groupe sont un formidable accélérateur de résultat.
Les contributeurs d’une problématique à résoudre empruntent parfois des chemins inattendus pour trouver une solution. Même si ces échappées sont hors sujet, elles conduisent parfois à des améliorations sur un processus, une méthode, une organisation. Laissez vos équipes s’exprimer et favorisez leur créativité !
Préparez la réunion, les objectifs, le scénario de la séance et les résultats auxquels vous souhaitez aboutir. Lorsqu’un sujet est ouvert, tout le monde est invité à aider au résultat.
Prenez le temps de fixer les règles. Comment allons nous travailler ensemble en réunion ? Fixez une charte de fonctionnement, par exemple : chacun a le droit à la parole, une personne parle après l’autre, chacun peut rappeler le sujet, demander à l’orateur de résumer, d’en arriver aux faits, etc…
Des responsables se plaignent fréquemment d’une forme de passivité des participants et/ou de devoir porter l’ensemble des fonctions. La seule fonction qu’un leader ne peut déléguer est justement la sienne, décisionnaire. Pour les autres, il est possible de déléguer !
N’hésitez pas à donner des responsabilités : Logistique, Facilitation, Qui présente au groupe le travail réalisé par son équipe, Qui fait le compte rendu etc…
Tout ces conseils, c’est très bien, mais concrétement, que dois je faire ?
Les 3 phases clées de votre réunion d’équipe sont la Conception, l’Animation et le Suivi des actions/décisions
Conception
– Informer les participants suffisamment tôt
– Transmettre les éléments de référence (documents, articles, etc.) avant et/ou les préparer pour distribution (dans ce cas ajouter le temps nécessaire à leur lecture)
– Informer-déléguer aux participants ce qu’ils doivent préparer (par ex. l’animation d’une séquence) ?
– Préciser l’horaire
– Préciser le scénario, par exemple en détaillant les 5 séquences de la séance: 1.tour de table des projets et décisions-5′ 2. information-20′ 3. Atelier collaboratif-30′ 4. divers et clôture-5′
– Préciser les résultats attendus sur chacune des séquences
– Préparer les aspects pratiques: besoins techniques du genre projecteur, tableau conférenc, PC pour prise de décision, etc…
Animation
– Introduire la séance et mobiliser (souvent on préférera une position debout pour la dynamique)
– Storytelling (vous pouvez démarrer en projetant une citation, un dessin en lien avec le thème, une image qui surprend)
– Travail de groupe (proposez aux participants de travailler à plusieurs sur leurs questions et/ou propositions)
– Tableau de décisions : Notez les décisions sur un tableau de décision en précisant l’échéance et le responsable de l’action
Suivi
Vos réunions plaisent à vos collaborateurs, et elles sont devenues un formidable outil de communication. Attention à ne pas créer de la frustration en les mobilisant et en ne suivant pas les décisions/actions décidées en réunion.
Mettez à jour le plan d’actions, faites un CR, chacun doit savoir qu’elle doit être sa contribution avant la prochaine réunion !