Avec l’évolution des outils de communication, de nouvelles possiblités de collaborer, sans être contraints par les horaires ou lieux, ont vu le jour. Cependant, cela peut également entraîner une augmentation du nombre de réunions qui, malheureusement, s’avèrent parfois trop longues, peu productives et mal préparées. De plus, la gestion de projets multi-service augmente aussi la complexité des interactions et peut contribuer à l’inefficacité des réunions.
Selon un sondage IFOP, 75% des cadres en entreprise estiment qu’ils perdent leur temps et 88% se sentent inutiles en réunion. Pourtant la grande majorité d’entre nous considère qu’il est indispensable de se réunir pour travailler ensemble, prendre le temps d’échanger et faire intervenir les différentes parties prenantes sur les projets.
C’est le paradoxe des réunions, elles devraient être un moment fort du projet, qui permet de souder l’équipe et pourtant nous avons parfois l’impression d’en être plus spectateur contraint que véritable acteur.
Les difficultés de la réunion sont bien connues. Citons en quelques-unes :
Pas d’ordre du jour ou un ordre du jour peu précis
C’est un grand classique ! On ne connait pas les sujets évoqués, on ne sait pas si on doit présenter quelque chose et donc il va falloir improviser pendant la réunion car on a été invité sans plus de précisions.
David Grady a fait un excellent TED sur le sujet que je vous recommande de visionner si vous avez le temps.
Des horaires de début et de fin non respectés
Tous les participants sont là sauf un et on attend en silence qu’il veuille bien arriver pour démarrer, ou alors la réunion est terminée depuis 15 minutes mais un manager continue et personne n’ose s’en aller. Les conséquences ? Les participants perdent leur concentration, et passent leur temps à regarder leur montre car ils ont un rendez-vous ou un rapport à finir et ce temps perdu va se répercuter sur la suite de leur journée. Respecter l’horaire c’est respecter les participants.
Des participants inutiles ou des participants indispensables mais absents
Une réunion efficace s’organise avec les personnes concernées. Sans ça, une partie de l’audience sera inattentive ou tout le monde attendra un avis éclairé d’une personne absente. Ce type de réunion se conclut généralement par, « il faut qu’on fasse une nouvelle réunion avec cet expert qui était absent », ce qui signifie que la réunion qui vient d’avoir lieu était inutile.
Manque d’engagement des participants
Des participants qui consultent leurs mails ou leur téléphone au lieu d’écouter et de s’exprimer représentent un problème qui révèle plusieurs défauts : manque d’autorité, d’intérêt pour vos propos et d’énergie. Cela signifie que vos propos ne seront pas retenus et que le temps de tous est gaspillé.
L’absence de décision et de compte rendu
« Tout le monde a compris ? Il n’y a pas de question ? » et pourtant, rien n’est mis en œuvre ensuite. Les réunions s’achèvent souvent sans que ne soit évoqué les questions suivantes et sans que ça ne figure dans le compte rendu : Que décide-t-on ? Qui fait quoi ? Comment s’organise-t-on ? Dans quels délais ? Dans toute réunion, si personne ne prend de notes, cela montre que personne ne suit réellement ce que vous dites et vous aurez sûrement à répéter le contenu de la réunion plus tard dans la semaine.
Nous connaissons tous ces difficultés, et pourtant nous continuons d’accepter de participer et même de les animer sous ce format.
Une évolution des organisations vers un mode « asynchrone »…
Le problème n’est pas la réunion en soi, mais ce qu’on en fait. Se réunir pour réfléchir, construire et décider à plusieurs doit nous permettre de parvenir à un résultat pertinent et partagé. N’oublions pas non plus la bonne utilisation des outils informatiques, ceux-ci ne doivent pas être un frein, mais de véritables catalyseurs pour atteindre un mode de travail optimal.
Les réunions sont souvent pensées comme des temps forts de collaboration et de décision. Cependant, elles révèlent de nombreux écueils lorsque l’on ne s’attarde pas sur leur préparation ou que l’on les multiplie sans une réelle intention de cohérence et d’efficacité. En effet, l’évolution des outils de communication ouvre aujourd’hui la voie à une alternative : le mode de travail asynchrone, qui réinvente les échanges en leur permettant d’échapper aux contraintes de temps et de lieu.
Adopter un mode de travail asynchrone, c’est créer un environnement où les collaborateurs disposent d’un accès continu à l’information, d’outils optimisés pour structurer les discussions et d’une méthodologie claire pour organiser et prioriser les tâches. Cela permet de minimiser la fréquence des réunions, de donner plus d’autonomie à chacun, et de se concentrer sur des échanges plus réfléchis et productifs.