Votre manager vient vous voir et vous demande de préparer une étude pour la fin de la semaine. Vous êtes honoré par la confiance qu’il a en vous et vous y voyez une super opportunité de faire vos preuves.
Vous avez de l’expérience de ce type d’étude, vous allez donc appliquer une méthode qui a fait ses preuves : vous allez organiser des points avec tous les personnes qui connaissent le mieux le sujet, échanger avec eux et proposer une solution qui tient compte de leurs avis.
Au fur et à mesure de l’avancement de vos réflexions, vous leur envoyez vos slides et leur demandez s’ils sont en phase avec vos propositions.
C’est le grand jour, vous allez présenter et vous êtes très confiant car vous avez eu peu de remarques sur votre travail. Vous avez toutes les raisons d’être en confiance, vous avez pu relire plusieurs fois vos slides, le vidéo projecteur fonctionne, vous avez pu voir tous les participants de la réunion,…
Mais quand vous projetez votre proposition, un participant prend la parole pour remettre tout votre travail en question. Puis c’est au tour de son collègue, assis juste à côté de lui qui a une opinion divergente. De plus, ils ne comprennent pas votre position car ils avaient déjà exprimé quelques doutes à l’oral.
Vous ne vous en souvenez pas ? Effectivement ce n’est pas dans le compte rendu mais êtes-vous sûr d’avoir noté l’intégralité de leurs remarques ?
Cette situation, nous l’avons tous rencontré.
Il est tellement facile de détruire le travail des autres, de pointer les failles et les manques plus que les réussites. On ne croit que ce que l’on a soit même réalisé.
Comment pouvez-vous vous appuyer sur un mail pour lequel vous n’avez eu qu’une ou deux remarques pour dire en pleine présentation que vos contradicteurs ont validé vos propositions ?
Il est déjà trop tard, ils ont décrédibilisé votre travail et vous n’avez aucun intérêt à défendre une position qui n’est pas partagée.
Après ce genre d’expérience, nous nous sentons dévalorisés et découragés par le temps perdu et la remise en question des participants. Le climat est négatif, vous allez devoir organiser de nouveaux points, vous ne serez pas en confiance pour représenter vos conclusion, vous allez devoir faire du lobbying pour convaincre et faire adhérer. Rien que d’y penser, je me sens découragé !
La solution que nous proposons, c’est de travailler sous forme d’ateliers collaboratifs.
L’objectif numéro un de ce type d’approche, c’est d’obtenir l’adhésion et de mobiliser. Selon un sondage Opinionway de 2010, le travail en équipe est la valeur la plus recherchée en entreprise pour les moins de 30 ans (pour 52% des interrogés).
Dans notre exemple, le fait de réfléchir ensemble à la problématique et construire ensemble un livrable qui prend en compte les remarques de tous aura pour effet de donner un sentiment d’appropriation à tous les participants.
Le jour de la présentation, ce n’est plus de votre étude qu’il s’agit, mais du travail collaboratif réalisé ensemble et dont vous êtes un simple porte-parole.
En impliquant les parties prenantes dans votre travail, vous créez autant d’ambassadeurs de votre solution qui seront alors capables de la promouvoir.
Faisons une liste des avantages à travailler en mode atelier :
- Obtenir le consensus au sein d’équipes qui ne partagent pas forcément les mêmes intérêts.
- Les échanges oraux et le fait d’évoquer à plusieurs des exemples concrets permettent une meilleure appropriation. Chacun retient mieux en étant acteur et non simple spectateur.
- Le travail en commun génère toujours beaucoup plus d’idées. Cette pratique sera très utile pour trouver une solution innovante ou alors pour explorer toutes les facettes d’un problème.
Mais il y a également des inconvénients dont vous devrez tenir compte pour défendre votre approche auprès de votre management.
Par expérience, la plus grosse difficulté concerne le coût. J’ai souvent été confronté à la crainte d’une mobilisation excessive d’un grand nombre de participants. « Ils ne seront pas disponible car ils ont une grosse charge de travail, leurs plannings sont pleins. »
Comment faire ?
Il va falloir leur démontrer que non seulement on ne va pas faire exploser les coûts, mais en plus ils vont probablement gagner du temps.