Un Business Case consiste en « l’analyse d’opportunité et de faisabilité effectuée de façon structurée et servant d’outil d’aide à la décision ». Il s’agit donc d’un document dans lequel on décrit le projet à analyser, ses bénéfices et risques potentiels, ses coûts et tout autre élément susceptible d’intervenir dans la décision. Mais pourquoi prendre le temps de documenter les initiatives ?
Plus les décideurs ont la possibilité d’estimer précisément l’ampleur de votre projet et son retour sur investissement, plus ils sont susceptibles de s’engager à vos côtés. En d’autres termes, un business case solidement étayé est une clé du succès.
Rédiger une proposition concrète et transparente n’est pourtant pas si simple. Nombre de tentatives se limitent à une énumération des coûts directs et à une ‘intuition’ quant aux bénéfices à atteindre. Le principal défi d’un bon business case reste la concrétisation des bénéfices abstraits et des risques.
Les objectifs principaux du Business case sont de :
– introduire une mode de pensée qui pousse les gens habilités à recommander les projets à d’abord considérer la valeur de ces projets, leurs risques et leur priorité relative comme un élément fondamental pour soumettre leur proposition.
– exiger, de ceux qui proposent un projet, de justifier sa valeur auprès de la société et de bannir toutes les propositions qui n’ont pas une valeur démontrée en bonne et due forme.
– permettre à l’équipe du management de déterminer si le projet proposé a une réelle valeur pour les affaires de l’entreprise, s’il est réalisable et s’il soutient la comparaison face à d’autres alternatives également positives.
– permettre à l’équipe du management de mesurer de manière objective la réalisation après-coup des bénéfices du business case.
L’élaboration d’un business case ne doit pas se faire de façon mécanique. En effet, le dossier doit montrer que :
tous les problèmes ont été pesés,
– les bénéfices arriveront en temps et heure voulus,
– on a bien évalué et estimé le coût des aspects techniques,
– et on est en mesure de suivre ainsi pas à pas la réalisation du projet.
Présentant de façon claire et structurée toutes les variables d’un projet, le Business Case s’avère un instrument de vente puissant. Il vous permettra de bien mettre en valeur les avantages de votre initiative auprès de vos collègues, de la direction ou encore de partenaires financiers. Il soulignera les résultats que l’on peut espérer du projet, et comment ceux-ci sont en adéquation avec les objectifs de l’entreprise, des mesures de performance, d’analyser les initiatives ayant moins fonctionné et les éléments ayant poussé les décideurs à les approuver.
Un des avantages significatifs de détenir un document structuré détaillant le projet, c’est de pouvoir bien le communiquer aux différentes parties prenantes. Il est effectivement plus facile de communiquer un projet de façon objective, sans laisser place à l’interprétation, à travers un Business Case. Ce dernier nous permet de bien contrôler le message et de démontrer notre connaissance aiguisée du dossier.
Un business case abouti n’est toutefois pas un gage assuré de lancement et un « No Go » ne doit pas être perçu comme un échec. À l’échelle de l’entreprise, cet arbitrage est le signe d’un processus de décision suffisamment mature, permettant au management de jouer pleinement son rôle de filtre du portefeuille de projets.
Le feu vert est donné ? Ce n’est pas pour autant la fin du business case. Celui-ci peut en effet constituer le document fil rouge du projet, réévalué lors des phases ultérieures, au fur et à mesure que le périmètre fonctionnel, les questions techniques et les éléments financiers vont venir se préciser.