- "Alors Brandon, cette réunion, ça s'est bien passé ?"

-  "Non Roberta, je crains ne pas avoir réussi à créer la cohésion de groupe qui me fait si cruellement défaut ! 
Pourtant, j'avais passé 2 jours à rédiger un magnifique powerpoint de 47 slides ! Toute cette préparation pour rien ! "

- "Brandon, mais vous croyez vraiment que préparer se résume à faire du powerpoint ? Aie Aie Aie…"

- "Roberta, je suis troublé…"

 Pour ne pas faire comme Brandon, ou pour éviter de vous retrouver assis autour d’une table où vous sentez que l’animateur vous fait perdre votre temps, voici un outil simple, adaptable à plein de situation, pour vous et vos collègues…

Les 7 P : A quoi ça sert ?

• Faire en sorte que la forme, l’articulation, les thèmes abordés lors de votre réunion / de votre atelier soient le plus en cohérence avec ses différentes caractéristiques,
• Avoir une vue globale des éléments de la réunion pour se concentrer sur l’essentiel,
• Pouvoir impliquer, des participants alliés dans la préparation des 7 P,
• Réagir au mieux aux imprévus juste avant ou pendant la réunion / l’atelier.

Les 7 P, c’est quoi ?

 C’est une check list de 7 éléments, pour balayer les différents éléments nécessaires à la préparation d’une réunion, d’un atelier, en se posant les bonnes questions adaptées à la situation, comme par exemple :

• Pertinence : A quoi va servir cette réunion et pourquoi l’organiser ? Est-on vraiment obligé de faire une réunion ?

• Participants : Qui doit participer à la réunion ? Qui sont les participants clés ? Dans quel état d’esprit, posture, sont-ils ? Qui va être moteur / frein ? Quelles vont être les interactions entre eux ? Suis-je bien certain que les participants pourront se libérer ?

• Produit : Qu’est-ce qui est attendu en fin de réunion ? Un plan d’actions ? Des arbitrages ? Simplement le partage d’une information ? Une solution ? Quelles sont les prochaines étapes souhaitées ?

• Processus : C’est LE thème central – Comment articuler les différents sujets ? Comment animer cette réunion ? Sous forme d’atelier de bout en bout ? En alternance information descendante / atelier ? Avec quel type d’atelier ? Quel ordre du jour ? Comment construire la restitution ?

• Préparation : Qu’est ce qui doit être fait avant la réunion ? Quelles informations à partager, quels supports ?

• Préoccupations pratiques : Quand aura lieu la réunion ? La salle, le matériel sont-ils adaptés ? Comment m’assurer de la présence des participants ?

• Pièges : Quels sont les risques venant des thèmes abordés, de l’organisation de la réunion, des participants ? Qu’est-ce qui en ferait un échec ?

Les 7 P : Comment le mettre en œuvre ?

Cet outil peut être utilisé aussi bien en solo avec une feuille de papier avec le modèle, en duo, ou même sous format atelier, selon les enjeux et le contexte.

Vous pouvez y avoir recours pour des kick-off, des ateliers d’innovation, des comités de pilotage, des réunions d’équipe…pas de limite, dès lors que vous ressentez un besoin de clarté.

En espérant que cet outil aidera certain à sortir la tête des slides les veilles de réunion importantes, avoir une vue globale pour se concentrer sur l’essentiel !

Outil tiré de l’ouvrage GameStorming, de Gray, Brown et Macanufo