Sélectionner une page

Je suis réservée sur Outlook, souvent j’occupe vos journées non-stop de 9H00 à 18H00, parfois même entre 12h et 14h et je suis souvent trop longue, peu productive et mal préparée.

« Je suis, je suis ? » comme dirai Julien Lepers dans son célèbre « Question pour un Chanmpion ? »…

Je suis « La Réunion » bien sûr !

Qui n’a jamais entendu un collègue dénoncer le symptôme de la réunionite dans son entreprise ?

Selon un sondage IFOP, 75% des cadres en entreprises estiment qu’ils perdent leur temps et 88% se sentent inutiles en réunion. Pourtant la grande majorité d’entre nous considère qu’il est indispensable de se réunir pour travailler ensemble, prendre le temps d’échanger et faire intervenir les différentes parties prenantes sur les projets.

C’est le paradoxe des réunions, elles devraient être un moment fort du projet, qui permet de souder l’équipe et pourtant nous avons parfois l’impression d’en être plus spectateur contraint que véritable acteur.

Les difficultés de la réunion sont bien connues. Citons en quelques-unes :

  • Pas d’ordre du jour ou un ordre du jour peu précis: C’est un grand classique ! On ne connait pas les sujets évoqués, on ne sait pas si on doit présenter quelquechose et donc il va falloir improviser pendant la réunion car on a été invité sans plus de précisions. David Grady a fait un excellent TED sur le sujet que je vous recommande de visionner si vous avez le temps. En voici un extrait :

Imaginez ceci : c’est lundi matin, vous êtes au bureau, vous vous installez pour une journée de travail, et ce gars du fond du couloir, que vous pensez reconnaître se précipite vers votre espace de travail. et pique votre chaise. Il ne dit pas un mot, et il s’en va avec. Il ne dit pas pourquoi il a choisi votre chaise en particulier. Il s’en fiche que vous puissiez en avoir besoin pour travailler normalement aujourd’hui. Ça vous énerve et vous avez envie d’en faire un scandale. Vous poursuivriez bien ce gars à son poste et lui demanderiez : « Pourquoi ma chaise ? » Bon, eh bien, c’est mardi matin et vous êtes au bureau, une demande de réunion apparaît dans votre calendrier. (Rires) Et elle provient de cette femme, du fond du couloir, qu’il vous semble connaître, l’objet fait référence à un projet dont vous avez entendu parler. Mais il n’y a pas d’ordre du jour. Et rien ne dit pourquoi vous avez été invité. Vous acceptez, et y participez. A la fin de cette séance très improductive, vous retournez à votre bureau et vous restez debout en pensant, « Ah ! si je pouvais récupérer ces 2 heures, ou aussi bien récupérer ma chaise. »

  • Des horaires de début et de fin non respectés :

Tous les participants sont là sauf un et on attend en silence qu’il veuille bien arriver pour démarrer, ou alors la réunion est terminée depuis 15 minutes mais un manager continue et personne n’ose s’en aller. Les conséquences ? Les participants perdent leur concentration, et passent leur temps à regarder leur montre car ils ont un rdv ou un rapport à finir et ce temps perdu va se répercuter sur la suite de leur journée. Respecter l’horaire c’est respecter les participants.

  • Des participants inutiles ou des participants indispensables mais absents :

Une réunion efficace s’organise avec les personnes concernées. Sans ça, une partie de l’audience sera inattentive ou tout le monde attendra un avis éclairé d’une personne absente. Ce type de réunion se conclut généralement par, « il faut qu’on fasse une nouvelle réunion avec cet expert qui était absent », ce qui signifie que la réunion qui vient d’avoir lieu était inutile.

  • Des participants qui regardent leurs mails ou leur téléphone au lieu d’écouter et de s’exprimer.

C’est un problème qui révèle plusieurs défauts : manque d’autorité, manque d’intérêt dans vos propos, manque d’énergie. Cela signifie que vos propos ne seront pas retenus et que tout le monde gaspille son temps.

  • L’absence de décision et de compte rendu.

 » Tout le monde a compris ? Il n’y a pas de question ?  » et pourtant, rien n’est mis en œuvre ensuite. Les réunions s’achèvent souvent sans que ne soit évoqué les questions suivantes et sans que ça ne figure dans le compte rendu : Que décide-t-on ? Qui fait quoi ? Comment s’organise-t-on ? Dans quels délais ? Dans toute réunion, si personne ne prend de notes, cela montre que personne ne suit réellement ce que vous dites et vous aurez sûrement à répéter le contenu de la réunion plus tard dans la semaine.

Nous connaissons tous ces difficultés, et pourtant nous continuons d’accepter de participer et même de les animer sous ce format.

Ce que nous vous proposons à travers les ateliers Changestorming c’est une autre façon de travailler car en se réunissant dans un même lieu, sur un même sujet et avec des intérêts communs, nous disposons d’un formidable potentiel pour mener le changement.

Le problème n’est pas la réunion mais ce qu’on en fait, car se réunir pour réfléchir, construire et décider à plusieurs doit nous permettre de parvenir à un résultat pertinent et partagé.

Vous n’êtes pas encore convaincus ? Dans un autre article, nous abordons les avantages de travailler en mode atelier !

Share This