La plupart des organisations transforment leurs approches projet dans le but de devenir plus innovantes et collaboratives.
C’est la raison pour laquelle on évoque maintenant régulièrement les ateliers/workshops, là où on parlait plutôt de réunion il y a quelques années.
Le terme d’atelier est pourtant perçu de façon très différente selon le contexte et il faudrait dans un premier temps définir la différence réunion / atelier.
Assis / Debout, Cahier / Post It, Top-down / Participatif, Passif / Engagé, tout à la fois ou rien de tout cela, par expérience je dirai qu’il s’agit vraiment de la culture d’entreprise.
Là où le terme de réunion est perçu comme ennuyeux et peu productifs, les ateliers sont au contraire considérés comme meilleurs pour l’ambiance, la dynamique de groupe, et le fun.
Pour Changestorming, un atelier est collaboratif car nous souhaitons obtenir l’engagement des équipes dans les décisions et la prise de conscience nécessaire au changement.
L’Icebreaker :
Tout le monde parle maintenant d’Icebreaker et le terme est définitivement entré dans le langage de l’animateur d’atelier.
Le but est de lancer la dynamique et de libérer la parole des participants en évitant le traditionnel tour de table.
Notre conseil : Soyez créatif ! L’Icebreaker doit être pertinent pour votre atelier. Quelle information cherchez vous à obtenir ? Bien souvent, il s’agit simplement de se présenter autrement mais en quoi cela est il pertinent ?
Une autre façon de bien lancer la dynamique est d’utiliser l’effet de surprise. Dans la majorité des ateliers les participants s’attendent à commencer par s’assoir autour de la table et écouter quelques slides d’introduction. Surprenez les en enlevant les chaises et en leur demandant d’expliquer les consignes aux retardataires. Vous les placerez dans un sentiment d’urgence bénéfique et vous aurez passé le premier message aux participants.
Quelques règles simples d’animation :
- Véhiculer une énergie dans la prise de parole de l’animateur
- Travailler debout
- Faire des activités courtes
- Remplir les murs avec ce qui est produit (Post-it, affiches)
- Bannir Powerpoint ou le réduire à ce qu’il est : un outil !
- Parler clairement et distinctement
- Ne pas trop parler, moins l’animateur intervient et plus les participants participent !
- Veiller à l’écoute entre participants et au respect des opinions et de la parole de chacun
- Rester à l’écoute de l’instant et ne pas hésiter à faire durer une discussion qui en vaut la peine plutôt que suivre absolument le plan de l’atelier
Tout seul / ensemble
Dans un atelier réussi tout le monde doit avoir un temps pour réfléchir et s’exprimer. Parfois les idées ont du mal à venir, cela signifie qu’il faut encourager la créativité des participants.
Une excellente méthode est de procéder en 2 temps, d’abord on individualise la réflexion en notant des idées tout seul ou à 2 sur une fiche puis on fait une mise en commun en regroupant par thème et en installant le débat et les échanges.
Prendre quelques minutes pour réfléchir rendra l’atelier en groupe beaucoup plus intéressant car il y aura une matière sur laquelle travailler.
Autre possibilité mais cela demande plus de préparation, n’hésitez pas à donner des éléments au participants. Vous ne le présentez pas comme la solution, mais comme une réflexion de départ dont ils peuvent s’inspirer pour travailler.
Faciliter
Dans un groupe il se détache toujours des personnalités plus extraverties, des leaders d’opinion, des râleurs…
Savoir les gérer est essentiel, vous pouvez notamment définir des règles communes pour l’atelier afin de les sensibiliser à l’importance de l’écoute, et les utiliser pour entraîner les autres, par exemple en faisant appel à eux pour présenter le travail de groupe aux autres ou pour résumer l’avancement à un retardataire.
Sans rentrer dans le détail de tous les types de personnalité, il faut aussi veiller à l’épanouissement des personnes introverties en variant les groupes durant l’atelier car les personnes se révèlent souvent différentes en fonction du nombre et des individus qu’elles ont en face d’elles.
Co-conception
Co-concevoir c’est avant tout ne pas se satisfaire d’une idée préconçue qui semble convenir à tout le monde, encore une fois l’atelier n’est pas le lieu pour ça – notre objectif est de produire quelque chose qui dépasse les capacités individuelles et pour cela nous favorisons :
- Des cycles de production très courts afin de mettre tout le monde au même niveau de participation
- Un travail par petit groupe pour limiter l’impact des certitudes portées par des leaders d’opinion
- Des échanges fréquents pour enrichir les idées
- Des changements de rythme et d’activité pour créer des visions différentes
Il y a bien sûr d’autres règles ou techniques, mais celles là me donnent toujours de bons résultats et surtout, un livrable dont l’adoption par les participants n’est jamais remise en cause !
Un livrable qui se construit progressivement
Un livrable commence toujours par une feuille blanche et les feuilles blanches font peur.
Si l’on se contente de discuter en l’air pendant 80% du temps et que l’on consacre les 20% restant à la fabrication on ne fait que repousser cette peur, le mieux est souvent de répartir la fabrication du livrable tout au long de l’atelier par incréments successifs.
C’est une valeur de l’Agilité qui s’applique bien ici, mieux vaut produire vite quelque chose d’inachevé pour l’améliorer plutôt que discuter des heures d’un hypothétique résultat final !