Une certitude : le travail à distance, lorsqu’il est compatible avec l’activité, va perdurer encore pendant de longs mois et devenir une norme.
Alors oui, l’expérience collective de ces dernières semaines montre que nous pouvons bien heureusement travailler en visio ou audio conférence pour faire avancer nos plans d’actions et nos projets. Néanmoins, lors d’ateliers ou de réunions, nous perdons indéniablement une composante essentielle : la force du présentiel.
Nos ChangeStormers apportent leur éclairage : par quoi se traduit-elle et comment pour tenter de la retrouver à distance ?
Episode 1, avec la capacité d’anticipation qu’elle offre.
« Itinéris ? J’ai perdu le signal… »
Être dans un même espace, en chair et en os, nous permet de ressentir le groupe et chaque interlocuteur. Sont-ils réceptifs ? Comment est l’ambiance ? Qui s’implique ? Qui décroche ? Qui bouillonne dans son coin et va exploser ? Autant de signaux que l’on capte et qui vont nous pousser à anticiper, ajuster, réagir.
A distance, avec des modes hybrides visio / audio seulement, c’est l’attitude, les regards, les réactions, les interactions du coin de l’œil entre les uns et les autres que nous n’avons plus vraiment. Via ces canaux de communication qui ne permettent pas de faire passer l’informel, le corporel en totalité, c’est autant de signaux passifs que nous ne pouvons plus exploiter en direct.
Néanmoins, l’expérience de nos consultants ChangeStorming, notamment celle d’accompagnement au changement dans un groupe industriel à l’international, nous a permis d’identifier et de mettre en œuvre quelques bonnes pratiques.
Animateur actif et plus directif tu seras
Tout d’abord, ces feedbacks, il faut aller les chercher de manière encore plus directive et plus active dans le groupe. Ainsi, plutôt privilégier le tour de table virtuel plutôt que de lancer naturellement « Quelqu’un veut-il prendre la parole ? ». Le recours à la reformulation, la validation au fur et à mesure de l’atelier ou de la réunion de manière encore plus active qu’en présentiel va permettre de favoriser l’expression et obtenir les précieux feedbacks.
Le plus important à distance ne réside pas dans ce que l’on perçoit, mais plutôt dans ce que l’on ne perçoit pas. Le peu de retour d’un interlocuteur traduit-il un manque d’implication, un désintérêt, ou trouve-t-il une autre explication ? Il faut donc être particulièrement attentif à ceux que l’on entend pas et les relancer.
« Salut ! C’est pour un sondage »
Autre démarche pour capter l’attention tout en collectant du feedback à distance : le sondage en direct à commenter, qui va faire que chaque intervenant va pouvoir s’exprimer sans crainte de mobiliser du temps.
« Quel est votre ressenti par rapport à cette problématique ? », « Comment ressentez-vous le changement à venir ? »
Que ce soit intégré aux outils du marché (ex : Klaxoon, Kahoot) ou si vous disposez de plus de temps, avec un atelier incorporé à la session (un arbre à personnage par exemple), ce type d’outil sera d’un grand secours pour collecter des feedbacks, pour anticiper, et ajuster la session et les suivantes.
« Vous avez un message »
La vidéo conférence c’est bien, couplée avec un système de messagerie instantanée, c’est encore mieux. C’est même un atout par rapport au présentiel.
Ainsi, Il vous est possible, en séance, d’explorer un point particulier ne concernant qu’un interlocuteur ou un groupe restreint par message, ou encore de procéder à un recadrage (point à traiter hors atelier, ou ultérieurement, ou ne concernant qu’un nombre restreint de participants), en faisant une rapide intervention orale auprès du groupe puis de traiter le point via la messagerie en public restreint. Cela permet à la fois de faire gagner du temps à l’ensemble du groupe, mais aussi de donner des perspectives en direct et personnalisé aux premiers concernés.
« Pause-café, pause tendresse »
Dans la conduite du changement, les échanges impromptus et informels autour de la machine à café par exemple, permettent de clarifier, de débloquer ou encore de désamorcer un grand nombre de situations avant qu’elles deviennent plus compliquées. Néanmoins, à distance, l’informel devient formel dans le sens où il est souvent planifié, et moins spontané à travers l’outil et la machine.
Quelques pistes néanmoins en fonction de nos perceptions : initier l’échange par SMS, puis le prolonger par un appel sur portable peut être un bon canal de substitution. Ou encore ritualiser des temps « informels » de pause via visio et en profiter pour aborder un sujet de manière plus informelle.
Et vous, avez-vous des bonnes pratiques pour affûter vote capacité d’anticipation à distance dans vos réunions ou ateliers ?