- « Anna, faut que je fasse ma todo, je sais plus en j’en suis moi…et encore moins ce que j’attends des autres… »
- « Robert, mais tu l’as pas déjà faite hier ? »
- « Si, mais bon, je l’ai griffonnée sur un bout de papier que j’ai laissé dans mon autre veste »
- « Olala, Robert, mais où as-tu la tête ? »
Effectivement, Anna a bien raison ! Un bon outil de collecte de sa todo est un pré-requis à une bonne organisation. Puisqu’il est préférable d’utiliser ses neurones pour réfléchir plutôt que de se rappeler des choses à faire, avoir sa todo-list sous la main en toutes circonstances utiles est bien pratique.
Dans un mode collaboratif, il peut être aussi intéressant de pouvoir partager une todo-list commune. Dans la vie de tous les jours, de la note sous un magnet sur la porte du frigo aux applications smartphone pour les plus connectés dans leur couple (type Wunderlist), plusieurs solutions sont possibles.
Mais dans les projets de changement dans les organisations, qu’en est-il ? On peut observer plusieurs travers dans la pratique des todo :
- Une note sur un bout de post-it / cahier / planning, que l’on laisse sur le bureau ou que l’on ballade au gré des réunions et ateliers. Rapide à mettre en œuvre, mais peu partageable. Variante sympathique avec des todo sous forme de mindmapping, en arrivant le matin. Mais dans tous les cas, une énergie démesurée pour faire le lien entre les actions recensées, les mails, les fichiers…surtout lorsque l’on a perdu le petit bout de papier ou le cahier…
- Une note sur un fichier personnel ou sur des post-it virtuel en fond d’écran. Sympathique, mais sans lien et peu partageable.
- Des actions dans un compte rendu word, à recopier et à synchroniser « à la mano » avec d’autres outils de suivi,
- Un fichier excel partagé des actions sur le projet. Sympathique, mais la collecte des actions de la todo peut se révéler laborieuse, comme le suivi.
Certes, au-delà de l’outil, il est important d’appliquer une certaine rigueur, une démarche dans la collecte, le traitement, le suivi et l’archivage des actions. La méthode GTD (Getting Things Done) de David Allen en est une, qui semble aider un grand nombre de personnes dans leur organisation personnelle; Mais il me semble que ce type de méthode peut être étendu à un suivi collectif des todo, qui requiert un certain niveau de confiance et de collaboration pour attribuer des tâches et laisser la vue sur le suivi de ses propres actions.
Il existe plusieurs outils pour le suivi de todo en collectif pour les projets de changement. Parmi ceux que j’ai pu essayer, ma préférence va à l’outil Todoist :
- Disponible sur un grand nombre d’environnements, qui permet de consulter, compléter sa todo sur plusieurs outils (web, smartphone, tablette, application….)
- Collecte et saisie des actions par une interface qui « traduit » l’action notée en action à faire (identification par exemple du jour de la deadline dans le texte noté)
- Génération d’actions via Internet, via des mails reçus (pour les utilisateurs de Chrome)
- Possible attribution de tâches à d’autres personnes,
- Division des projets en sous-projets constitués eux-mêmes d’actions à réaliser
- Dans la version premium, à signaler notamment quelques fonctionnalités intéressantes :
- ajouts d’étiquettes qui permet par exemple, pour les plus aguerris à GTD, de contextualiser des actions (par téléphone, avec Paul, au bureau…)
- Personnalisation des alertes, des rappels
- Des récompenses données en cas de bonne utilisation de l’outil, de respect des délais des actions… : de la gamification pour inciter à accomplir des actions !
- Seul inconvénient (mais de taille…) : il peut ne pas passer le firewall de votre organisation / société…comme d’ailleurs d’autres outils de même type tout aussi performant ou recommandable (par exemple, le très visuel Trello)
Peut-être qu’un jour les organisations et les grandes entreprises pourront proposer des solutions dignes de ce nom avec le niveau de sécurité nécessaire pour ce type de besoin, dont les bénéfices me paraissent sous-estimés, plutôt que de laisser leurs équipes perdre un temps précieux en bidouillant des solutions bancales entre post-its, excel, messageries…Un challenge de changement à mener dans les organisations ?
Nous pourrons revenir lors d’un prochain article sur les fondamentaux de méthodologies type GTD, qui permettent d’alimenter, de traiter, et de suivre efficacement des actions, seul ou en équipe.